Wer ein Büro oder eine Praxis eröffnen möchte, muss zunächst geeignete Räumlichkeiten finden, entweder alleine oder zusammen mit anderen Freiberuflern in einer Büro- oder Praxisgemeinschaft. Hier bieten sich nicht nur andere Ernährungsberatungsfachkräfte sondern auch andere Berufe an, z. B. Ärzte, Psychotherapeuten, Personaltrainer. Es ist nicht empfehlenswert, Beratungen oder Schulungen in der eigenen privaten Wohnung anzubieten. Das wirkt leicht unprofessionell und ist meistens auch nicht mit einem Wohnungs-Mietvertrag vereinbar. Eine Büro- und Praxisgemeinschaft bietet u. a. viele Vorteile hinsichtlich der Kosten. Nicht nur Raumkosten sondern auch Kosten für die Telekommunikation und für Bürogeräte (z. B. Kopierer) lassen sich aufteilen.
Für einen professionellen „Auftritt“ wird mindestens ein Raum benötigt, der mit einem Beratungstisch und mehreren Sitzgelegenheiten ausgestattet ist. Achtung: Die Stühle müssen auch für Patienten mit orthopädischen Problemen und für stark Übergewichtige geeignet sein. Schmale Stühle mit Seitenlehnen sind ungeeignet. Eine Toilette sollte in der Nähe sein und in der Regel ist auch ein Warteraum notwendig. Die Größe des Beratungsraumes richtet sich danach, ob Einzel- oder Gruppenberatungen durchgeführt werden sollen. Der Raum sollte so groß sein, dass er auch Platz für Regale und Schränke bietet, in denen Bücher und Beratungsmaterialien gelagert werden können. Dekorative Elemente wie Bilder, Vorhänge und Pflanzen sollten bereits frühzeitig eingeplant werden.
Weiterhin ist ein Arbeitsplatz mit Schreibtisch, PC und Bildschirm und die dazu gehörige Software zur Verwaltung der Klientendaten nötig. Für die Auswertung von Ernährungsprotokollen und Berechnung von Rezepten wird ein Nährwertberechnungsprogramm benötigt. Telefon und Drucker zählen ebenfalls zur Mindestausstattung. Einige Regale für Literatur und die Aufbewahrung von Dokumenten sind erforderlich und für die Klientenakten ist ein abschließbarer Schrank notwendig.
Unverzichtbar ist eine Körperwaage, die mindestens bis 150 kg, besser bis 200 kg wiegt. Körperfettwaagen sind nicht sinnvoll, da sie relativ ungenau sind. Wer die Körperzusammensetzung bestimmen will – was zur Beurteilung des Beratungsverlaufs sinnvoll ist – sollte sich auch ein Bioelektrische Impedanzanalyse (BIA)-Messgerät und eine dazu gehörige Liege anschaffen.
Für die Erfassung der Patientendaten, die allgemeine und spezielle Anamnese und die Dokumentation des Beratungsverlaufs werden Formulare benötigt. Es gibt hierfür keine Vorgaben und jede/r kann sich diese „selber stricken“. Einige Standardformulare sind erhältlich bei der Deutschen Gesellschaft der qualifizierten Ernährungstherapeuten und Ernährungsberater (QUETHEB) oder bei der Fachgesellschaft für Ernährungstherapie und Prävention (FET).
